Digitalisierungsprojekte in Unternehmen und Verbänden, so komplex sie auch sein mögen, können nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn ein ständiger Dialog zwischen dem Kunden und dem mit der Integration beauftragten Unternehmen stattfindet. Dies hat sich bei der Digitalisierung der Buchhaltung und der Lohnabrechnung von Ski Valais, die vom Walliser Unternehmen CRZ Sàrl durchgeführt wurde, bewährt. Im Wesentlichen ermöglichte das in kürzester Zeit durchgeführte Projekt, insbesondere dank der Plattform Odoo, die Modernisierung der Arbeitsweise des Vereins und eine Steigerung der Effizienz.

Dieses konkrete Digitalisierungsprojekt wurde bei der 3. Ausgabe der Digital Series vorgestellt, die in Martigny vom Swiss Digital Center, der Stiftung The Ark und der Walliser Industrie- und Handelskammer organisiert wurde. «Die grundlegende Herausforderung bei Ski Valais war ein bisschen so, als würde man das Rad eines Autos wechseln, ohne es anzuhalten. Wir konnten unsere Aktivitäten während der Einführung der neuen digitalen Prozesse nicht unterbrechen», betont Marine Héritier, Direktorin von Ski Valais.

Bis zum vergangenen März stand Ski Valais, das 34 Mitarbeiter beschäftigt und 235 Athleten betreut, vor grossen administrativen Herausforderungen. «Mit Aktenschränken und Archiven, die inmitten der Skiausrüstung gelagert wurden, oder Notizbüchern für unsere Buchhaltungsprozesse war unsere Verwaltung nicht optimal und es mangelte an Vertraulichkeit. Außerdem wurden alle Sozialabgaben manuell verbucht, was ein hohes Fehlerrisiko mit sich brachte.»

Zunächst einmal die Funktionsweise und die Bedürfnisse verstehen

Das Digitalisierungsprojekt wurde CRZ anvertraut, einem 2022 gegründeten Unternehmen mit drei Mitarbeitern. «Wir haben zunächst eine Reihe von Besuchen durchgeführt, um die Funktionsweise von Ski Valais zu verstehen», erklärt Coralie Rappaz, Direktorin von CRZ. Zunächst sollte sichergestellt werden, dass Odoo, die von CRZ integrierte Plattform, den Anforderungen von Ski Valais gerecht wird. „Wir haben nichts geändert, was gut funktionierte, und sind schrittweise vorgegangen: zuerst die Buchhaltung, dann die Gehälter.“ Auf diese Weise konnten wir in Ruhe vorankommen, ohne den täglichen Betrieb von Ski Valais zu beeinträchtigen.

Neben der Ersetzung manueller Buchungen durch digitalisierte Prozesse ermöglicht das neue Tool, das dem Verein zur Verfügung gestellt wurde, die Einrichtung von Dashboards, die die Überwachung und Analyse von Daten vereinfachen. Auch die Mitarbeiterverwaltung ist zentralisiert, mit Datenblättern für jeden Mitarbeiter, die Kostenstellen, Statistiken und alle nützlichen Informationen enthalten.

Geschätzte Nähe

Neben dem technischen Aspekt ist die Nähe von CRZ für Ski Valais besonders wichtig. „Früher haben wir eine Buchhaltungssoftware auf Deutsch verwendet, deren Support wenig reaktionsschnell war. Wir mussten mehrere Wochen auf eine Antwort warten. Mit CRZ und dem neuen Tool erhalten wir Antworten innerhalb weniger Minuten. Das spart Zeit und gibt uns mehr Vertrauen in unsere Arbeit“, so Marine Héritier.

Nach der Digitalisierung der Buchhaltung und der Gehälter könnte das Projekt fortgesetzt werden, beispielsweise mit der Verwaltung des Fuhrparks. „Die Digitalisierung ist Teil der Strategie von Ski Valais“, schließt die Präsidentin.

• Das Interview wurde am 10. September 2024 während der 3. Digital Series in Martigny geführt.
• Bildnachweis: Etienne Bornet