Les projets de digitalisation dans les entreprises et associations, aussi complexes soient-ils, ne peuvent pas se mettre en place avec succès si le dialogue n’est pas omniprésent entre le client et l’entreprise en charge de l’intégration. Cela s’est vérifié dans la mise en place de la digitalisation de la comptabilité et des salaires de Ski Valais, réalisée par l’entreprise valaisanne CRZ Sàrl. Sur le fond, le projet mené en un temps éclair a permis, notamment grâce à la plateforme Odoo, de moderniser le fonctionnement de l’association et de gagner en efficacité.

Ce projet concret de digitalisation a été présenté lors de la 3e édition des Digital Series, organisé à Martigny par le Swiss Digital Center, la Fondation The Ark et la Chambre valaisanne de commerce et d’industrie. « Le défi de base chez Ski Valais, c’était un peu comme changer la roue d’une voiture sans l’arrêter. On ne pouvait pas stopper nos activités le temps de la mise en place des nouveaux processus digitaux », souligne Marine Héritier, directrice de Ski Valais.

Jusqu’en mars dernier, Ski Valais, qui compte 34 collaborateurs à l’année et accompagne 235 athlètes, faisait face à des défis administratifs importants. « Avec des armoires de classeurs et des archives stockées au milieu du matériel de ski ou encore des carnets de notes pour nos processus comptables, notre gestion n’était pas optimale et manquait de confidentialité. De plus, toutes les charges sociales étaient passées à la main, avec de gros risques d’erreur. »

D’abord bien comprendre le fonctionnement et les besoins

Le projet de digitalisation a été confié à CRZ, une entreprise fondée en 2022 et comptant trois employés. « Nous avons commencé par une série de visites pour comprendre le fonctionnement de Ski Valais », précise Coralie Rappaz, directrice de CRZ. L’idée était d’abord de s’assurer que Odoo, la plateforme qu’intègre CRZ, pouvait répondre aux besoins de Ski Valais. « Nous n’avons pas changé ce qui fonctionnait bien et nous avons procédé par étapes : d’abord la comptabilité, puis les salaires ». Cette façon de faire a permis d’avancer sereinement, sans compromettre l’activité quotidienne de Ski Valais.

Outre le remplacement des écritures manuelles par des processus digitalisés, le nouvel outil mis à disposition de l’association permet la mise en place de tableaux de bord, qui simplifient le suivi et l’analyse des données. La gestion des employés est également centralisée, avec des fiches pour chaque employé incluant les centres de coût, les statistiques et toutes les informations utiles.

Une proximité appréciée

Outre l’aspect technique, la proximité de CRZ est particulièrement importante pour Ski Valais. « Avant, nous nous appuyions sur un logiciel de comptabilité en allemand, avec un support peu réactif. Nous devions attendre plusieurs semaines pour une réponse. Avec CRZ et le nouvel outil, nous avons des réponses en quelques minutes. C’est un gain de temps, en ayant aussi une plus grande confiance dans notre travail », selon Marine Héritier.

Après la digitalisation de la comptabilité et des salaires, le projet pourrait se poursuivre, par exemple avec la gestion de la flotte de véhicules. « La digitalisation fait partie de la stratégie de Ski Valais », conclut la présidente.

• Propos recueillis le 10 septembre 2024 lors du 3e Digital Series à Martigny
• Crédit photo : Etienne Bornet