Optimiser et automatiser la gestion des factures fournisseurs des PME : c’est l’objectif de l’application Youdoc, développée par Groupe T2i, une entreprise basée au Swiss Digital Center de Sierre. Grâce à la mise en œuvre de cette solution digitale, les processus administratifs des entreprises concernées ont été radicalement transformés, permettant des gains de temps et une meilleure traçabilité des documents.
Avec 40 ans d’expérience dans l’accompagnement des PME et des communes, le Groupe T2i a développé Youdoc pour répondre aux besoins croissants de digitalisation. « Nous sommes présents dans toute la Suisse, avec une expertise proche du terrain », a précisé Didier Savioz, directeur Business Development. Ce dernier s’est exprimé lors de la dernière Swiss Digital Conference.
Il a notamment détaillé le cas pratique de Magtrol, une PME active dans la construction métallique dans le canton de Fribourg, forte de 70 collaborateurs. Avant Youdoc, 300 factures mensuelles exigeaient 20 à 30 minutes de traitement chacune. « Avec Youdoc, le délai passe à 2 minutes par facture, la traçabilité est totale et les coûts administratifs diminuent », selon Didier Savioz.
Les quatre étapes clés de la transformation
Alexandre Rey, directeur de projets chez Groupe T2i a pour sa part a détaillé la méthodologie en quatre phases qui a séduit Magtrol :
- Acquisition : L’import des factures et l’OCR permettent d’extraire les données clés, comme le numéro IBAN, pour identifier le fournisseur. Il est également possible de créer un nouveau fournisseur en un clic.
- Classement : Intégrées à la GED (Gestion Électronique des Documents), les factures sont indexées et consultables par tous, avec un suivi de leur statut (validé, en attente, etc.).
- Validation via workflow : Les validateurs reçoivent des notifications, et selon les montants, la direction peut intervenir. Tout est traçable – qui a fait quoi, et quand.
- Comptabilité via l’ERP : Les données sont transmises à Sage, l’ERP utilisé par Magtrol. « Sans toucher au clavier, les factures sont ainsi archivées et sécurisées », résume Didier Savioz.
Pour Magtrol, les bénéfices sont tangibles : réduction des délais de paiement, recherche instantanée de documents et stockage fiable. « Le tout est hébergé en Suisse, un gage de confiance », insiste Didier Savioz. Mais l’ambition de Youdoc ne s’arrête pas là. D’ici 2025, la solution intégrera la gestion des commandes et, à terme, l’ensemble du courrier de l’entreprise. « L’objectif est de libérer les PME des tâches administratives chronophages », ajoute Alexandre Rey.
L’adhésion des équipes plus que jamais nécessaire
Selon ce dernier, l’adaptabilité de Youdoc est cruciale. « On peut personnaliser la solution, mais il faut rester succinct. Trop de détails rendent le projet coûteux. » Il insiste aussi sur la transparence avec les clients : « Il faut expliquer clairement les limites et les coûts d’une customisation. »
Enfin, la réussite passe par l’adhésion des équipes. « Le retour des clients est très positif quand ils comprennent l’impact sur leur quotidien. » Ainsi, les PME, parfois en retard dans leur digitalisation, peuvent compter sur des solutions pragmatiques et locales pour accélérer leur transition, sans sacrifier leur agilité.
