Jusqu’à peu, dans les triages forestiers du Valais central, les bons de commande circulaient en papier, se perdaient régulièrement et généraient une charge administrative considérable. Aujourd’hui, grâce à une solution digitale développée par la PME valaisanne Proxymetee, six triages forestiers ont révolutionné leur gestion des commandes et leurs livraisons. Un exemple concret de digitalisation pragmatique, pensée par et pour le terrain, qui démontre que l’innovation passe souvent par la mutualisation des besoins.

« Il y avait beaucoup de papiers qui allaient chez nos collaborateurs qui effectuent les livraisons. Ils risquaient de les perdre, ne les remettaient pas forcément au bureau. On avait des appels de clients qui demandaient où en était leur commande, sans toujours pouvoir les renseigner », se souvient Julien Fournier, garde forestier adjoint chez Ecoforêt, le triage qui gère les forêts de Nendaz, Isérables et Veysonnaz.

Le constat de départ était classique, mais handicapant : commandes reçues par téléphone, email ou au guichet, documents papier transmis aux chauffeurs, saisie manuelle dans l’ERP pour la comptabilité, archivage physique qui s’accumule. « C’est un scénario standard, avec des problématiques faciles à identifier », résume Pierrick Maret, co-fondateur de Proxymetee.

Un processus entièrement repensé

La solution développée repose sur les outils de la suite Microsoft 365, déjà présents dans les entreprises. « L’idée, c’est vraiment de valoriser les outils présents dans l’entreprise plutôt que d’aller chercher des solutions complémentaires », explique Pierrick Maret.

Le nouveau processus digitalise l’ensemble de la chaîne : création de la commande sur un écran simplifié, transmission automatique au collaborateur sur son smartphone, signature digitale du bon de livraison par le client, génération automatique d’un PDF envoyé au client et archivé électroniquement, puis synchronisation directe avec l’ERP pour la comptabilisation et la facturation. « Plus besoin de ressaisir quoi que ce soit dans l’outil », précise Pierrick Maret.

Des collaborateurs devenus moteurs du changement

Contrairement aux idées reçues sur la résistance au changement, l’adoption s’est révélée fluide. « Je pense que certains étaient plutôt réfractaires sur le principe de changer les habitudes, plutôt que la digitalisation en elle-même. Nous n’avons plus beaucoup de collaborateurs qui n’ont plus du tout de contact avec des smartphones », souligne Julien Fournier.

Pierrick Maret observe même un renversement de tendance dans d’autres entreprises. « Depuis quelques années, ce sont souvent les collaborateurs qui poussent pour l’abandon du papier. Les gens veulent de plus en plus se focaliser sur leur métier et leurs tâches à valeur ajoutée. Quand on commence à leur rajouter de l’administratif, ils n’en peuvent plus ».

La mutualisation comme clé du succès

Le véritable levier du projet réside dans sa mutualisation entre six triages forestiers du Valais central. Cette approche collaborative présente un double avantage : partager les coûts et bénéficier d’une solution adaptable. « Ce qui a été intéressant, c’était vraiment de mettre tout le monde autour de la table, des sociétés qui ont des besoins communs, pour réfléchir communément à une solution globale », souligne Pierrick Maret. Même si tous ont leurs spécificités. La flexibilité de la solution a d’ailleurs permis à Ecoforêt de changer d’ERP en cours de projet.

L’adhésion des autres triages s’est faite naturellement. « C’était un besoin que tous les triages avaient. Avec la croissance de la clientèle et du nombre de produits, c’était de vraiment compliqué avec le papier », confirme Julien Fournier.

La Fondation The Ark a joué un rôle central dans cette mutualisation. Elle a chapeauté le tout et permis de réunir tout le monde autour de la table, tout en finançant une partie de la solution.

Pour Julien Fournier, les résultats sont dès aujourd’hui tangibles. « Toutes les opérations sont automatisées et on voit que ça nous évite pas mal de pertes. On peut désormais répondre aux clients plus facilement ».

Propos recueillis à Sierre lors de la Swiss Digital Conférence