Eine Erzieherin fehlt, und schon kann eine ganze Krabbengruppe nicht öffnen. Ein Nachtdienstmitarbeiter fehlt im Alters- und Pflegeheim, und schon ist der Nachtdienst nicht mehr abgedeckt. Angesichts dieses altbekannten Problems in Berufen, in denen Anwesenheit Pflicht ist, bringt das Unternehmen SAI ERP «SosJack» auf den Markt, eine App, die die Suche nach Ersatzkräften strukturiert und beschleunigt. Sie ist ab sofort verfügbar, eignet sich für verschiedene Berufe und hilft, teilweise erhebliche wirtschaftliche Verluste zu vermeiden.
In der Kleinkindbetreuung, im medizinisch-sozialen Bereich oder in der Sozialarbeit ist die dringende Suche nach einer Vertretung oft noch immer eine Frage der Improvisation: Telefonate, eine Flut von SMS oder eine vom Team in aller Eile eingerichtete WhatsApp-Gruppe. SosJack will diese improvisierte Vorgehensweise durch einen organisierten Prozess ersetzen.
Konkret ordnet jede Organisation ihre Ersatzkräfte nach Prioritätskreisen ein, von den zuverlässigsten bis hin zu gelegentlichen Aushilfen. Wenn eine Stelle besetzt werden muss, kontaktiert die App automatisch die Personen des ersten Kreises, und zwar jeweils über ihren bevorzugten Kanal (Benachrichtigung, E-Mail, SMS oder WhatsApp). Wenn innerhalb der festgelegten Frist niemand antwortet, übernimmt der nächste Kreis, bis sich eine verfügbare Person meldet. Der Verantwortliche muss dies dann nur noch mit einem Klick bestätigen.
Ein weiterer Vorteil: Die Vertretungskräfte müssen weder eine App installieren noch sich registrieren. Ein einfacher Webbereich reicht aus, der übrigens von mehreren Organisationen gemeinsam genutzt werden kann, falls die Person für mehrere Arbeitgeber tätig ist.
Ein Nachwuchspool, der endlich zur Organisation gehört
Die in aller Eile eingerichteten Messaging-Gruppen werfen eine grundlegende Frage auf, die sich die Führungskräfte nun ernsthaft stellen: Wer gehört zu dieser Gruppe, wer hat sie freigegeben, wer kann jemanden daraus entfernen? Oft weiss das niemand so recht.
Mit SosJack wird der Pool an Vertretungskräften zu einem Vermögenswert, der von der Organisation selbst verwaltet wird und nicht mehr über das private Mobiltelefon einer verantwortlichen Person. Die Rollen sind definiert, der Verlauf wird nachverfolgt, die Zustimmung jedes Stellvertreters wird erfasst, und die Abmeldung erfolgt mit einem Klick. Die Daten werden in Europa in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gemäss der DSGVO und dem DSG gehostet.
«Die Suche nach Ersatzkräften ist niemandes Aufgabe. Wir verkaufen keine Software, sondern geben den Führungsteams die Zeit zurück, die sie bisher am Telefon verbracht haben, damit sie diese für administrative Aufgaben, die Betreuung ihrer Teams und die Begleitung ihrer Begünstigten nutzen können», fasst Didier Waldmeyer, Gründer von SosJack und SAI ERP, zusammen.
Entstanden aus den Anforderungen der Praxis
SosJack entstand nicht in einem Ideenzentrum, sondern aus direktem Feedback der Kunden von SAI ERP. «Der Bedarf wurde von unseren Kunden aus dem Bereich der Kleinkinderbetreuung gemeldet, die alle dieselbe Situation beschrieben: jede Woche gingen Stunden damit verloren, jemanden zu suchen», erklärt Didier Waldmeyer. Das Produkt fand anschliessend seinen natürlichen Anwendungsbereich in anderen Branchen mit Anwesenheitspflicht: Sozialwesen, medizinisch-sozialer Bereich, Sicherheit, Schwimmbäder.
Von der Vertretung bis zur Stundenerfassung
SosJack beschränkt sich nicht nur darauf, einen verfügbaren Ersatz zu bestätigen. Der Auftragsvertrag wird direkt auf dem Smartphone unterzeichnet und als PDF archiviert. Nach Abschluss des Auftrags werden die Stunden validiert und anschliessend in die Lohnbuchhaltung exportiert, ohne dass eine manuelle Neueingabe erforderlich ist. Anhand von Statistiken lassen sich zudem die Erfolgsquote der Suchanfragen und die Zuverlässigkeit des Kandidatenpools im Zeitverlauf verfolgen.
SosJack ist ab sofort unter sosjack.com verfügbar; die Kontoeröffnung erfolgt unverbindlich und ohne Kreditkarte.